Ärgern Sie sich über Nichterscheinen? So bekämpfen Sie Stornierungen

Jeder Salonbesitzer kennt das Problem: Termine werden nicht wahrgenommen. Kurzfristige Absagen oder Kunden, die gar nicht erscheinen. Super ärgerlich! Wie geht man damit um und vor allem: Wie kann man es verhindern?

Vielleicht haben Sie schon einmal ausgerechnet, wie viel Geld Ihnen durch regelmäßige Nichterscheinen entgeht. Angenommen, Sie haben drei Nichterscheinen pro Woche und berechnen durchschnittlich 50 € für eine Behandlung. Dann summiert sich der Umsatzverlust schnell auf über 600 € pro Monat.

Wenn man das auf ein Jahr hochrechnet, ist das natürlich ein erheblicher Betrag. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die Kosten für Miete, Strom und Personal unverändert weiterlaufen. Daher ist es wichtig, die Zahl der No-Shows zu reduzieren.

Teilen Sie dem Kunden nicht nur einmal, sondern mehrmals mit, dass er einen Termin vereinbart hat. Nach jeder Buchung, egal ob online oder offline, empfiehlt es sich, eine Bestätigung per E-Mail oder SMS zu senden, um Nichterscheinen zu vermeiden. Senden Sie anschließend eine Erinnerung. Tun Sie dies 48 bis 24 Stunden im Voraus, damit der Kunde Zeit hat, abzusagen, falls der Termin nicht klappt.

Es gibt verschiedene Softwareprogramme , die dies problemlos automatisch erledigen, beispielsweise das Buchungssystem von Salonized.com . Sie können oft eine Testphase starten, um zu sehen, ob dieses System für Sie geeignet ist.

Es ist zwar aufwendiger, aber gerade bei teureren und zeitintensiveren Behandlungen, wie zum Beispiel Permanent Make-up, lohnt es sich, den Kunden um eine Bestätigung zu bitten. Diese können Sie 24 bis 48 Stunden im Voraus per E-Mail, SMS oder Telefon anfordern. Das trägt dazu bei, dass der Kunde den Termin ernster nimmt und verringert das Risiko eines Nichterscheinens.

Sollte der Kunde auf die Anfrage zur Terminbestätigung nicht reagieren, können Sie dies als Zeichen dafür werten, dass möglicherweise etwas nicht stimmt und den Kunden proaktiv kontaktieren, um zu prüfen, ob der Termin noch stattfindet.

Es ist wichtig, Ihren Kunden klar mitzuteilen , was passiert, wenn sie ihren Termin verpassen. Machen Sie sich keine Sorgen, sie mit einer Stornierungsrichtlinie abzuschrecken. Es ist besonders wichtig, dass Ihre Kunden wissen, was sie erwartet.

Darüber hinaus ist es gesetzlich vorgeschrieben , Ihre Stornierungsbedingungen klar zu kommunizieren. Zumindest, wenn Sie bei Nichterscheinen Konsequenzen, wie beispielsweise die Zahlung der Behandlung, durchsetzen möchten.

Bitte geben Sie daher Ihre Richtlinien bezüglich Stornierungen, Umbuchungen und Nichterscheinen in Ihrer Bestätigung an. Geben Sie diese auch in der Erinnerung an.

Wenn Sie Ihre Richtlinien klar und offen mit Ihren Kunden kommunizieren, werden Sie feststellen, dass gegenseitiger Respekt herrscht. Dies reduziert automatisch die Zahl der Nichterscheinen. Es ist auch wichtig, die Zeit Ihrer Kunden zu respektieren. Achten Sie daher darauf, Ihre Kunden zum vereinbarten Zeitpunkt zu behandeln und Termine so selten wie möglich zu verschieben.

Wenn ein Kunde weniger als 24 Stunden vor dem Termin absagt, können Sie 50 % der Behandlung oder die gesamte Behandlung in Rechnung stellen. Wenn Sie dies in der Bestätigung und Erinnerung klar kommunizieren, werden Sie feststellen, dass sich die Kunden später nicht daran stören und Sie deutlich weniger Nichterscheinen haben.

Halten Sie Ihre E-Mails kurz . Das erhöht die Chance, dass Ihre Kunden sie lesen und die Botschaft ankommt. Versenden Sie am besten vorab zwei E-Mails: eine Bestätigungs- und eine Erinnerungsmail. Sollte der Kunde nicht zum Termin erscheinen, können Sie ihm zusätzlich eine No-Show-E-Mail schicken und ihn über die Konsequenzen (z. B. die Zahlung der gesamten Behandlung) informieren.

Eine gute Möglichkeit, Nichterscheinen zu verhindern, besteht darin, von Ihren Kunden eine Vorauszahlung oder eine Anzahlung von 50 % zu verlangen. Sie können dies in bestimmten Situationen einführen, um Nichterscheinen zu verhindern. Zum Beispiel, wenn jemand regelmäßig nicht erscheint oder wenn Sie zeitaufwändige und daher teurere Behandlungen wie Permanent Make-up anbieten. Anzahlungen können Sie auch verwenden, wenn Sie einen sehr vollen Terminkalender haben oder es sich einfach nicht leisten können.

Übrigens ist es durchaus sinnvoll, dies in allen Fällen umzusetzen. Es ist bequemer für Sie und übersichtlicher für Ihre Kunden. Stellen Sie sich das so vor: Sie bezahlen im Voraus ein Ticket für ein Festival oder Konzert. Und wenn Sie sich entscheiden hinzugehen, ist das eigentlich Ihr eigenes Problem.

Wenn Ihr Kunde seinen Termin rechtzeitig absagt, können Sie die Anzahlung zurückerstatten oder für einen späteren Termin reservieren. Dies ist auch in Ihren Richtlinien klar geregelt, sodass jeder weiß, was ihn erwartet.

Vielen Dank für Ihre Buchung für Henna Brows am Mittwoch, den 1. November um 10.15 Uhr .

Mit der Reservierung akzeptieren Sie unsere Bedingungen. Sie können Ihren Termin bis 24 Stunden im Voraus kostenlos telefonisch oder per E-Mail ändern oder stornieren. Bei einer Stornierung innerhalb von 24 Stunden müssen wir Ihnen leider die gesamte Behandlung in Rechnung stellen, unabhängig vom Grund.

Bis bald, wir freuen uns auf Ihr Kommen.

Liebe,

Der Schönheitsraum

Hallo Liza,

Wir möchten Sie an Ihren Henna Brows -Termin am Mittwoch, 1. November , um 10:15 Uhr erinnern.

Sie können Ihren Termin unerwartet nicht wahrnehmen? Bitte informieren Sie uns bis 24 Stunden vor Ihrem Termin telefonisch oder per E-Mail, damit wir den begehrten Platz anderweitig vergeben können.

Sollten Sie Ihren Termin später absagen oder gar nicht erscheinen, müssen wir Ihnen die Behandlung, egal aus welchem Grund, leider in Rechnung stellen.

Bis bald, wir freuen uns auf Ihr Kommen!

Liebe,

Der Schönheitsraum

Hallo Liza,

Leider warten wir auf Sie bei der Henna Brows Behandlung am Mittwoch, 1. November um 10:15 Uhr vergeblich.

Wie Sie in unseren Richtlinien nachlesen können, müssen Termine mindestens 24 Stunden im Voraus abgesagt werden. So haben wir die Möglichkeit, jemand anderem ein wunderbares Erlebnis zu schenken. Da dies nicht geschehen ist, müssen wir die volle Behandlung in Rechnung stellen. Sie können den Betrag vor Ihrem nächsten Termin bezahlen.

Liebe,

Der Schönheitsraum

Natürlich kann es passieren, dass jemand seinen Termin vergisst oder in letzter Minute schwer erkrankt. Wichtig ist aber, sich darüber im Klaren zu sein, welche Kunden häufig nicht erscheinen.

Nutzen Sie ein Online-System und erfassen Sie die Daten jedes Kunden? Dann können Sie dieses System auch nutzen, um Nichterscheinen zu erfassen. Wenn ein Kunde zwei- bis dreimal oder öfter nicht pünktlich abgesagt hat, sollten Sie überlegen, weitere Termine für ihn zu vereinbaren. Fragen Sie sich: Ist mir dieser Kunde mehr wert, als mich Geld kostet?

Es ist immer eine gute Idee, die Stornierungsbedingungen Ihrer Kollegen zu prüfen. Wir haben Francien Vermeer von First Expression in Hoorn gefragt, wie sie mit Nichterscheinen umgeht.

„Grundsätzlich gilt bei mir die Regel, dass man bis 48 Stunden vorher kostenlos absagen kann. Gerade bei einer Permanent Make-up Behandlung. Bei so einer langen Behandlungszeit würde ich die Gebühr auf jeden Fall sofort berechnen, wenn jemand nicht erscheint. Außerdem warte ich meistens 10 Minuten, bevor ich anrufe. Wenn jemand seinen Termin vergessen hat und ich später am Tag noch einen freien Termin habe, biete ich diesen an. Sollte jemand verhindert sein, weise ich auf die 48-Stunden-Regelung hin und dass ich die Gebühr im Wiederholungsfall leider berechnen muss.“

„Beim ersten Mal drücke ich oft ein Auge zu. Handelt es sich um einen Stammkunden, der immer pünktlich zu seinem Termin erscheint, sage ich: Ihr seid immer sehr höflich, also kann das mal passieren. Aber dann erkläre ich meine Regeln für das nächste Mal. Kommt ein Neukunde nicht zum ersten Termin, kann er beim nächsten Mal die Hälfte der vorherigen Behandlung bezahlen.“