Troublé par les non-présentations ? C'est ainsi que vous luttez contre les annulations

Tous les propriétaires de salon connaissent ce problème : les rendez-vous manqués. Les annulations de dernière minute ou les clients qui ne viennent pas du tout. C'est extrêmement frustrant ! Comment gérer ce problème et, surtout, comment l'éviter ?

Vous avez peut-être calculé combien d'argent vous perdez si vous avez régulièrement des absences. Imaginez que vous avez trois absences par semaine et que vous facturez en moyenne 50 € par soin. Cela représente rapidement une perte de revenus de plus de 600 € par mois.

Si l'on calcule ce montant sur une base annuelle, il s'agit évidemment d'un montant important. Surtout si l'on considère que vos frais de loyer, d'électricité et de personnel restent inchangés. Il est donc crucial de réduire le nombre d'absences.

N'informez pas le client une seule fois, mais plusieurs fois qu'il a pris rendez-vous. Après chaque réservation, en ligne ou hors ligne, il est conseillé d'envoyer une confirmation par e-mail ou SMS pour éviter les absences. Envoyez ensuite un rappel. Faites-le 48 à 24 heures à l'avance afin que le client ait le temps d'annuler si le rendez-vous ne lui convient pas.

Plusieurs logiciels permettent de réaliser cette opération de manière automatique, comme le système de réservation Salonized.com . Vous pouvez souvent commencer une période d'essai pour voir si ce système vous convient.

C'est plus de travail, mais surtout pour les traitements plus coûteux et plus longs, comme le maquillage permanent, il est conseillé de demander confirmation au client. Vous pouvez la demander 24 à 48 heures à l'avance par e-mail, SMS ou téléphone. Cela peut aider le client à prendre le rendez-vous plus au sérieux et réduire le risque de non-présentation.

Si le client ne répond pas à la demande de confirmation du rendez-vous, vous pouvez considérer cela comme un signe que quelque chose ne va pas et vous pouvez contacter proactivement le client pour vérifier si le rendez-vous a toujours lieu.

Il est important d' expliquer clairement à vos clients ce qui se passera s'ils manquent leur rendez-vous. Ne craignez pas de les effrayer avec une politique d'annulation. Il est particulièrement important qu'ils sachent à quoi s'attendre.

De plus, il est également légalement obligatoire de communiquer clairement votre politique d'annulation. Du moins, si vous souhaitez imposer des conséquences en cas d'absence, comme le paiement du soin.

Veuillez donc inclure votre politique en matière d'annulation, de report et de non-présentation dans votre confirmation. N'hésitez pas à l'inclure également dans le rappel.

En étant clair et transparent sur votre politique avec vos clients, vous constaterez un profond respect mutuel . Cela réduit naturellement les absences. Il est également important de respecter le temps de vos clients. Veillez donc à les recevoir à l'heure convenue et à reporter les rendez-vous le moins possible.

Si un client annule son rendez-vous moins de 24 heures avant, vous pouvez facturer 50 % du traitement ou la totalité du traitement . En le précisant clairement dans la confirmation et le rappel, vous constaterez que les clients ne seront pas dérangés par la suite et que vous réduirez considérablement le nombre de rendez-vous manqués.

Rédigez des e-mails courts . Cela augmente les chances que vos clients les lisent et comprennent votre message. Il est préférable d'envoyer deux e-mails au préalable : un e-mail de confirmation et un e-mail de rappel. Si le client ne se présente pas au rendez-vous, vous pouvez également lui envoyer un e-mail de non-présentation l'informant des conséquences (par exemple, le paiement de la totalité du traitement).

Un bon moyen d'éviter les absences est d'exiger de vos clients un paiement anticipé ou un acompte de 50 %. Vous pouvez appliquer cette méthode dans des situations spécifiques pour éviter les absences. Par exemple, si un client ne se présente pas régulièrement, ou si vous proposez des soins longs et donc plus coûteux, comme le maquillage permanent. Vous pouvez également utiliser des acomptes si votre emploi du temps est très chargé ou si vous n'en avez tout simplement pas les moyens.

D'ailleurs, il n'est pas déraisonnable de l'appliquer systématiquement. C'est plus pratique pour vous et plus clair pour vos clients. Imaginez : vous payez votre billet pour un festival ou un concert à l'avance. Et si vous décidez d'y aller, c'est votre problème.

Si votre client annule son rendez-vous à temps, vous pouvez lui rembourser l'acompte ou le réserver pour un rendez-vous ultérieur. Ceci est également clairement indiqué dans votre politique, afin que chacun sache à quoi s'attendre.

Salut Liza,

Merci pour votre réservation pour Henna Brows le mercredi 1er novembre à 10h15 .

En prenant rendez-vous, vous acceptez notre politique. Vous pouvez donc modifier ou annuler votre rendez-vous gratuitement jusqu'à 24 heures à l'avance par téléphone ou par e-mail. Si vous annulez dans les 24 heures, nous vous facturerons la totalité du soin, quelle qu'en soit la raison.

A bientôt, nous attendons votre arrivée avec impatience.

Amour,

La salle de beauté

Salut Liza,

Nous aimerions vous rappeler votre rendez-vous Henna Brows le mercredi 1er novembre à 10h15.

Vous ne pouvez pas venir pour des raisons inattendues ? Veuillez nous prévenir par téléphone ou par courriel jusqu'à 24 heures avant votre rendez-vous afin que nous puissions proposer la place souhaitée à quelqu'un d'autre.

Si vous annulez votre rendez-vous plus tard ou ne vous présentez pas du tout, nous devrons malheureusement vous facturer le traitement, quelle qu'en soit la raison.

A bientôt, nous attendons votre arrivée avec impatience !

Amour,

La salle de beauté

Salut Liza,

Malheureusement, nous vous avons attendu en vain pour le soin Henna Brows le mercredi 1er novembre à 10h15 .

Comme vous pouvez le lire dans notre politique, les rendez-vous doivent être annulés au moins 24 heures à l'avance. Cela nous permet d'offrir une expérience merveilleuse à quelqu'un d'autre. Comme cela n'a pas été le cas, nous sommes contraints de facturer le traitement complet. Vous pouvez régler le montant avant votre prochain rendez-vous.

Amour,

La salle de beauté

Bien sûr, il peut arriver qu'une personne oublie son rendez-vous ou tombe gravement malade à la dernière minute. Mais il est important d'identifier clairement les clients qui ne se présentent pas régulièrement.

Utilisez-vous un système en ligne pour suivre les informations de chaque client ? Vous pouvez également l'utiliser pour suivre les absences. Si un client n'a pas annulé à temps deux ou trois fois, voire plus, vous pourriez envisager de lui programmer davantage de rendez-vous. Posez-vous la question : ce client a-t-il plus de valeur pour moi que de coût ?

Il est toujours judicieux de vérifier les conditions d'annulation de vos collègues. Nous avons demandé à Francien Vermeer, de First Expression à Hoorn, comment elle gère les absences.

En principe, j'ai une politique d'annulation gratuite jusqu'à 48 heures à l'avance, surtout pour un maquillage permanent. Avec un traitement aussi long, je facturerais immédiatement si quelqu'un ne se présente pas. J'attends généralement 10 minutes avant d'appeler. Si quelqu'un a oublié son rendez-vous et qu'une place est disponible plus tard dans la journée, je la propose. Si quelqu'un ne peut pas venir, je l'informe de la politique des 48 heures et que je devrai malheureusement facturer les frais si cela se reproduit.

« Je ferme souvent les yeux sur la première fois. S'il s'agit d'un client régulier qui est toujours ponctuel à son rendez-vous, je lui dis : « Vous êtes toujours très poli, donc ça peut arriver une fois. » Mais ensuite, je lui explique mes règles pour la fois suivante. Si c'est un nouveau client qui ne vient pas à son premier rendez-vous, il peut payer la moitié du traitement précédent la fois suivante. »